HACCP-05-01 | MODUL 5

BAGAIMANAKAH PASUKAN HACCP DIBENTUK?

Kategori: HACCP
Siri: Pembelajaran HACCP KUDEN Academy
Modul: 5 — Pasukan, Skop dan Produk
Artikel: HACCP-05-01
Tahap: Asas
KUDEN ACADEMY

MENGAPAKAH HACCP MEMERLUKAN SATU PASUKAN?

HACCP bukan sekadar mengisi borang atau menyediakan fail untuk audit.

Untuk membangunkan HACCP dengan baik, organisasi perlu memahami produk, bahan mentah, proses, peralatan, operasi dan hazard keselamatan makanan.

Jarang sekali semua pengetahuan ini dimiliki oleh seorang individu.

Sebab itu pembangunan HACCP memerlukan pasukan yang mempunyai gabungan pengetahuan dan pengalaman yang sesuai.

Secara mudah:

PRODUK + PROSES + OPERASI + TEKNIKAL + KESELAMATAN MAKANAN

↓

PASUKAN HACCP

↓

KEPUTUSAN YANG LEBIH LENGKAP DAN BOLEH DIPERTAHANKAN

Pasukan HACCP bukan dibentuk sekadar untuk memenuhi carta organisasi.

Ia dibentuk supaya keputusan HACCP dibuat berdasarkan pengetahuan yang mencukupi tentang operasi sebenar.

1. APAKAH YANG DIMAKSUDKAN DENGAN PASUKAN HACCP?

Pasukan HACCP ialah kumpulan individu yang mempunyai gabungan pengetahuan dan kepakaran yang diperlukan untuk membangunkan, melaksanakan, mengekalkan dan menilai sistem HACCP bagi produk serta proses yang berada dalam skop kajian.

Pasukan ini perlu mampu memahami perkara seperti:

• produk;

• bahan mentah;

• proses pengeluaran;

• peralatan;

• keadaan operasi;

• hazard keselamatan makanan;

• langkah kawalan; dan

• sistem dokumentasi yang berkaitan.

Ini tidak bermaksud setiap ahli perlu menjadi pakar dalam semua perkara.

Prinsipnya ialah:

KEKUATAN PASUKAN DATANG DARIPADA GABUNGAN PENGETAHUAN AHLI, BUKAN DARIPADA SEORANG INDIVIDU YANG CUBA MENGETAHUI SEGALA-GALANYA.

2. BILAKAH PASUKAN HACCP PERLU DIBENTUK?

Pasukan perlu dibentuk pada peringkat awal pembangunan HACCP.

Jangan tunggu sehingga hazard analysis selesai baru pasukan dibentuk untuk menandatangani dokumen.

Pasukan perlu terlibat sebelum keputusan penting dibuat kerana selepas pembentukannya pasukan akan membantu menentukan:

skop;

penerangan produk;

intended use;

intended consumer;

carta alir;

dan seterusnya hazard analysis.

Urutannya:

BENTUK PASUKAN

↓

TETAPKAN SKOP

↓

FAHAMI PRODUK

↓

FAHAMI PENGGUNAAN DAN PENGGUNA

↓

BANGUNKAN CARTA ALIR

↓

LAKUKAN HAZARD ANALYSIS

Jadi pasukan bukan tambahan kepada HACCP.

Pasukan ialah asas kepada proses pembangunan HACCP itu sendiri.

3. BAGAIMANAKAH PEMBENTUKAN PASUKAN HACCP DIMULAKAN?

Langkah pertama bukan terus memilih nama.

Mulakan dengan bertanya:

“Apakah pengetahuan yang diperlukan untuk memahami produk dan proses ini?”

Contohnya, sesuatu kajian mungkin memerlukan pengetahuan tentang:

produk;

pemprosesan;

mikrobiologi atau keselamatan makanan;

peralatan;

operasi;

penyelenggaraan;

atau bidang lain yang berkaitan.

Selepas keperluan pengetahuan dikenal pasti, barulah organisasi melihat:

“Siapakah yang boleh menyediakan pengetahuan tersebut?”

Jadi kaedah yang lebih baik ialah:

KENAL PASTI KEPERLUAN PENGETAHUAN

↓

KENAL PASTI ORANG YANG SESUAI

↓

BENTUK PASUKAN

Bukan:

PILIH NAMA DAHULU → CARI PERANAN KEMUDIAN

4. MENGAPAKAH PASUKAN PERLU BERSIFAT MULTIDISIPLIN?

Sesuatu proses makanan boleh dilihat secara berbeza oleh orang daripada fungsi yang berbeza.

Contohnya:

QA/QC mungkin melihat hazard dan pematuhan.

Pengeluaran memahami apa yang sebenarnya berlaku ketika proses berjalan.

Penyelenggaraan memahami mesin, sensor dan kegagalan peralatan.

R&D atau teknikal memahami formulasi dan ciri produk.

Pembelian mungkin mempunyai maklumat mengenai bahan mentah dan pembekal.

Setiap sudut ini boleh memberikan maklumat yang tidak dimiliki oleh ahli lain.

Sebab itu pasukan multidisiplin membantu mengurangkan risiko keputusan dibuat berdasarkan satu sudut pandangan sahaja.

5. ADAKAH PASUKAN HACCP PERLU BESAR?

Tidak semestinya.

Pasukan yang besar tidak automatik menjadi pasukan yang lebih baik.

Yang penting ialah pasukan mempunyai pengetahuan yang diperlukan untuk skop kajian.

Bagi organisasi besar, pasukan mungkin melibatkan beberapa jabatan.

Bagi perusahaan kecil, seorang individu mungkin memegang lebih daripada satu fungsi.

Prinsipnya:

BUKAN BERAPA RAMAI ORANG

tetapi:

ADAKAH PENGETAHUAN YANG DIPERLUKAN TERSEDIA?

Jangan menambah ahli hanya untuk menjadikan senarai kelihatan panjang.

6. BOLEHKAH PERUSAHAAN KECIL MEMBENTUK PASUKAN HACCP?

Boleh.

Perusahaan kecil mungkin tidak mempunyai jabatan khusus seperti:

QA;

R&D;

engineering;

atau food safety department.

Namun prinsip HACCP masih boleh digunakan.

Contohnya, pemilik mungkin juga bertanggungjawab terhadap pembelian dan pengeluaran, manakala seorang penyelia memahami operasi harian.

Jika terdapat pengetahuan teknikal yang tidak tersedia secara dalaman, organisasi boleh mendapatkan bantuan luar yang sesuai.

Yang penting ialah:

KEKURANGAN JAWATAN TIDAK BOLEH MENJADI ALASAN UNTUK MENGABAIKAN PENGETAHUAN YANG DIPERLUKAN.

7. BOLEHKAH PAKAR ATAU PERUNDING LUAR DIGUNAKAN?

Boleh.

Ada keadaan organisasi memerlukan kepakaran yang tidak tersedia secara dalaman.

Contohnya mungkin berkaitan dengan:

• mikrobiologi;

• proses haba;

• teknologi tertentu;

• peralatan khusus;

• analisis makmal; atau

• bidang teknikal lain.

Pakar luar boleh membantu memberikan pengetahuan yang diperlukan.

Tetapi terdapat satu prinsip penting:

PERUNDING BOLEH MEMBANTU MEMBANGUNKAN SISTEM

tetapi:

ORGANISASI MESTI MEMAHAMI DAN MEMILIKI SISTEMNYA SENDIRI

HACCP tidak sepatutnya menjadi fail yang hanya difahami oleh perunding.

Apabila perunding selesai menjalankan tugas, organisasi masih perlu mampu:

melaksanakan;

memantau;

menilai;

dan mengemas kini sistem tersebut.

8. SIAPAKAH YANG PERLU MENGETUAI PASUKAN HACCP?

Pasukan biasanya memerlukan seorang penyelaras atau ketua yang memastikan proses pembangunan HACCP berjalan dengan teratur.

Ketua pasukan tidak semestinya orang yang paling tinggi jawatannya.

Yang lebih penting ialah individu tersebut mempunyai kemampuan untuk:

• memahami asas HACCP;

• mengendalikan perbincangan;

• menyelaras ahli;

• memastikan tugasan diselesaikan;

• memastikan keputusan direkodkan;

• mendapatkan maklumat yang diperlukan; dan

• memastikan tindakan susulan dilakukan.

Ketua tidak sepatutnya membuat semua keputusan seorang diri.

Fungsinya ialah membantu pasukan bekerja secara sistematik.

9. APAKAH PERANAN AHLI PASUKAN HACCP?

Setiap ahli perlu memahami mengapa mereka berada dalam pasukan.

Peranan boleh termasuk:

memberikan maklumat teknikal;

menerangkan proses sebenar;

menyemak dokumen;

mengenal pasti hazard;

menilai kawalan;

menyemak data;

mengesahkan keadaan operasi;

dan melaksanakan tindakan yang dipersetujui.

Jangan biarkan pasukan hanya mempunyai nama tetapi tiada penglibatan.

Prinsipnya:

NAMA DALAM SENARAI ≠ PENGLIBATAN SEBENAR

10. MENGAPAKAH ORANG YANG MEMAHAMI OPERASI SEBENAR PERLU DILIBATKAN?

Ini sangat penting.

Kadang-kadang prosedur mengatakan:

“Bahan dipindahkan terus ke stor.”

Tetapi operator mengetahui bahawa ketika pengeluaran sibuk, bahan mungkin menunggu di kawasan penerimaan.

Dokumen mungkin menyatakan:

“Produk disejukkan segera.”

Tetapi pekerja pengeluaran mengetahui terdapat masa menunggu sebelum produk masuk ke bilik sejuk.

Maklumat seperti ini sangat penting kepada HACCP.

Sebab itu pasukan perlu menghubungkan:

APA YANG DITULIS

dengan:

APA YANG SEBENARNYA BERLAKU

Pasukan HACCP tidak boleh dibentuk hanya daripada orang yang memahami dokumen tetapi tidak memahami operasi.

11. PERLUKAH AHLI PASUKAN MEMPUNYAI LATIHAN HACCP?

Ahli pasukan perlu mempunyai pengetahuan dan kefahaman yang mencukupi untuk melaksanakan tanggungjawab mereka.

Tahap latihan boleh berbeza mengikut peranan.

Ketua atau individu yang memimpin pembangunan sistem biasanya memerlukan pemahaman HACCP yang lebih mendalam.

Ahli lain pula perlu memahami sekurang-kurangnya:

• tujuan HACCP;

• konsep hazard;

• fungsi mereka dalam pasukan;

• proses yang berkaitan; dan

• bagaimana maklumat mereka digunakan dalam pembangunan sistem.

Latihan bukan sekadar mendapatkan sijil.

Persoalan yang lebih penting ialah:

“Adakah orang ini benar-benar memahami apa yang perlu dilakukannya?”

12. BAGAIMANAKAH TANGGUNGJAWAB PASUKAN DITETAPKAN?

Pasukan perlu mempunyai tanggungjawab yang jelas.

Sebagai contoh:

Fungsi	Tanggungjawab Umum
Ketua Pasukan	Menyelaras pembangunan dan semakan HACCP
Ahli Teknikal	Memberikan input berkaitan produk dan proses
Operasi	Menerangkan pelaksanaan proses sebenar
QA/QC	Memberikan data keselamatan makanan dan rekod berkaitan
Penyelenggaraan	Memberikan maklumat peralatan dan keupayaan kawalan
Fungsi lain	Memberikan input mengikut keperluan skop

Jadual ini hanyalah contoh.

Struktur sebenar bergantung kepada organisasi dan produk.

Yang penting ialah:

SIAPA → TANGGUNGJAWAB APA → BILA DIPERLUKAN

13. BAGAIMANAKAH PASUKAN MEMBUAT KEPUTUSAN?

Pasukan HACCP sepatutnya membuat keputusan berdasarkan:

maklumat;

bukti;

pengetahuan teknikal;

keadaan operasi sebenar;

dan perbincangan yang boleh diberikan justifikasi.

Jangan bergantung kepada:

“Bos kata begitu.”

atau:

“Dari dulu kita buat macam ini.”

Apabila terdapat perbezaan pandangan, pasukan perlu kembali kepada:

SOALAN → DATA → BUKTI → PERBINCANGAN → KEPUTUSAN

Ini menghubungkan Modul 5 dengan apa yang telah kita pelajari dalam Modul 4 mengenai justifikasi keputusan.

14. ADAKAH PASUKAN HACCP DIBENTUK SEKALI SAHAJA?

Pasukan perlu dikekalkan supaya kekal relevan.

Perubahan boleh berlaku apabila:

• pekerja bertukar;

• produk berubah;

• formulasi berubah;

• proses berubah;

• peralatan baharu digunakan;

• teknologi berubah; atau

• skop HACCP berubah.

Jika seorang ahli utama meninggalkan organisasi, pengetahuan yang dibawanya tidak boleh dibiarkan hilang begitu sahaja.

Organisasi perlu memastikan kesinambungan pengetahuan dan tanggungjawab.

15. APAKAH REKOD PEMBENTUKAN PASUKAN YANG WAJAR DISEDIAKAN?

Dokumentasi boleh disesuaikan dengan organisasi, tetapi secara praktikal rekod pasukan boleh mengandungi:

• nama ahli;

• jawatan atau fungsi;

• peranan dalam pasukan;

• bidang pengetahuan atau pengalaman;

• tanggungjawab;

• latihan yang berkaitan jika relevan;

• ketua atau penyelaras pasukan; dan

• tarikh pelantikan atau semakan.

Tujuannya bukan menghasilkan borang yang cantik.

Tujuannya ialah membuktikan bahawa organisasi telah memikirkan:

“Siapa yang mempunyai pengetahuan yang diperlukan untuk membangunkan HACCP ini?”

16. APAKAH CONTOH MATRIKS PASUKAN HACCP?

Satu matriks mudah boleh digunakan untuk melihat sama ada keperluan pengetahuan telah diliputi.

Bidang Pengetahuan	Ada Dalam Pasukan?	Sumber
Produk	☐	Dalaman / Luaran
Bahan mentah	☐	Dalaman / Luaran
Proses pengeluaran	☐	Dalaman / Luaran
Operasi sebenar	☐	Dalaman / Luaran
Peralatan	☐	Dalaman / Luaran
Keselamatan makanan	☐	Dalaman / Luaran
Hazard berkaitan	☐	Dalaman / Luaran
Keperluan teknikal khusus	☐	Dalaman / Luaran

Matriks ini lebih berguna daripada sekadar bertanya:

“Cukup tak lima orang?”

Soalan sebenar ialah:

“CUKUP TAK PENGETAHUAN?”

17. APAKAH CHECKLIST PEMBENTUKAN PASUKAN HACCP?

Bil.	Soalan Semakan	Ya	Tidak
1	Adakah pasukan HACCP telah dibentuk secara rasmi?	☐	☐
2	Adakah seorang ketua atau penyelaras dikenal pasti?	☐	☐
3	Adakah keperluan pengetahuan telah dikenal pasti?	☐	☐
4	Adakah pengetahuan produk tersedia?	☐	☐
5	Adakah pengetahuan proses tersedia?	☐	☐
6	Adakah pengalaman operasi sebenar diwakili?	☐	☐
7	Adakah pengetahuan keselamatan makanan mencukupi?	☐	☐
8	Adakah pengetahuan peralatan tersedia apabila relevan?	☐	☐
9	Adakah setiap ahli memahami peranannya?	☐	☐
10	Adakah tanggungjawab ditetapkan?	☐	☐
11	Adakah ahli mempunyai kefahaman HACCP yang sesuai?	☐	☐
12	Adakah jurang kepakaran dikenal pasti?	☐	☐
13	Adakah bantuan luar diperoleh jika diperlukan?	☐	☐
14	Adakah pasukan memahami proses sebenar, bukan dokumen sahaja?	☐	☐
15	Adakah maklumat pasukan dikemas kini apabila berlaku perubahan?	☐	☐

Jika terdapat jawapan penting “Tidak”:

KENAL PASTI JURANG → TENTUKAN KEPERLUAN → LANTIK / LATIH / DAPATKAN KEPAKARAN → SAHKAN KEUPAYAAN → SEMAK SEMULA

Jangan hanya menambah nama untuk melengkapkan senarai.

18. BAGAIMANAKAH KITA BERFIKIR SEPERTI SEORANG AHLI HACCP?

Jangan mulakan dengan:

“Siapa kita hendak masukkan dalam senarai?”

Mulakan dengan:

“Apakah pengetahuan yang diperlukan untuk memahami produk dan proses ini?”

Kemudian:

Apakah produk yang akan dikaji?

↓

Apakah pengetahuan yang diperlukan?

↓

Siapakah yang mempunyai pengetahuan tersebut?

↓

Apakah jurang yang masih ada?

↓

Adakah latihan atau kepakaran luar diperlukan?

↓

Apakah peranan setiap orang?

↓

Adakah pasukan benar-benar mampu membuat keputusan HACCP?

Inilah cara membentuk pasukan berdasarkan keperluan, bukan berdasarkan jawatan semata-mata.

APAKAH KESILAPAN LAZIM KETIKA MEMBENTUK PASUKAN HACCP?

Antara kesilapan yang perlu dielakkan ialah:

• HACCP dibangunkan oleh seorang individu sahaja walaupun pengetahuan lain diperlukan;

• memilih ahli hanya berdasarkan jawatan;

• pasukan terlalu besar tetapi fungsi ahli tidak jelas;

• operator atau orang yang memahami proses sebenar tidak dilibatkan;

• semua kerja diserahkan kepada QA;

• ketua membuat semua keputusan seorang diri;

• ahli tidak memahami asas HACCP;

• nama dimasukkan tetapi ahli tidak pernah terlibat;

• terlalu bergantung kepada perunding;

• jurang kepakaran tidak dikenal pasti;

• pasukan tidak dikemas kini apabila berlaku pertukaran pekerja; dan

• menganggap sijil latihan sahaja membuktikan seseorang kompeten.

APAKAH PERKARA UTAMA YANG PERLU DIINGAT?

Pembentukan pasukan boleh diringkaskan sebagai:

KENAL PASTI PRODUK DAN SKOP AWAL

↓

KENAL PASTI PENGETAHUAN YANG DIPERLUKAN

↓

PILIH AHLI YANG SESUAI

↓

KENAL PASTI JURANG KEPAKARAN

↓

TETAPKAN KETUA DAN TANGGUNGJAWAB

↓

BERIKAN LATIHAN / DAPATKAN BANTUAN JIKA PERLU

↓

LIBATKAN PASUKAN DALAM PEMBANGUNAN HACCP

↓

SEMAK PASUKAN APABILA BERLAKU PERUBAHAN

Pegang satu prinsip mudah:

JANGAN TANYA “BERAPA RAMAI?”

TANYA “ADAKAH PENGETAHUAN YANG DIPERLUKAN MENCUKUPI?”

APAKAH PESANAN UNCLE KUDEN?

“Jangan bentuk pasukan HACCP sekadar untuk ada senarai nama dalam fail. Tengok produk dan proses kita dahulu. Tanya ilmu apa yang diperlukan, kemudian cari siapa yang benar-benar mempunyai pengetahuan itu. Libatkan orang yang tahu apa yang berlaku di lantai pengeluaran, bukan orang pejabat sahaja. Kalau ada ilmu yang kita tidak ada, cari bantuan. HACCP yang baik bermula dengan orang yang betul, pengetahuan yang betul dan perbincangan yang berdasarkan keadaan sebenar.”

APAKAH ISTILAH PENTING YANG PERLU DIFAHAMI?

HACCP Team — Pasukan HACCP
Kumpulan individu dengan gabungan pengetahuan dan kepakaran yang sesuai untuk pembangunan serta pelaksanaan HACCP.

HACCP Team Leader — Ketua Pasukan HACCP
Individu yang menyelaras aktiviti dan perjalanan pembangunan serta penyelenggaraan HACCP.

Multidisciplinary Team — Pasukan Multidisiplin
Pasukan yang menggabungkan pengetahuan daripada beberapa fungsi atau bidang yang relevan.

Competence — Kompetensi
Keupayaan menggunakan pengetahuan dan kemahiran yang sesuai untuk melaksanakan sesuatu tanggungjawab.

Technical Expertise — Kepakaran Teknikal
Pengetahuan khusus dalam sesuatu bidang teknikal yang diperlukan oleh pasukan.

Knowledge Gap — Jurang Pengetahuan
Pengetahuan atau kepakaran yang diperlukan tetapi belum tersedia dalam pasukan.

External Expert — Pakar Luar
Individu atau pihak luar yang menyediakan kepakaran tertentu apabila pengetahuan tersebut tidak tersedia secara dalaman.

BOLEHKAH KITA MENGUJI KEFAHAMAN SENDIRI?

1. Mengapakah HACCP memerlukan pasukan?

2. Apakah maksud pasukan HACCP?

3. Bilakah pasukan perlu dibentuk?

4. Apakah yang patut dikenal pasti sebelum memilih nama ahli?

5. Mengapakah pasukan multidisiplin penting?

6. Adakah pasukan yang lebih besar semestinya lebih baik?

7. Bolehkah perusahaan kecil membentuk pasukan HACCP?

8. Bilakah pakar luar boleh digunakan?

9. Bolehkah HACCP diserahkan sepenuhnya kepada perunding?

10. Apakah fungsi ketua pasukan?

11. Mengapakah orang yang memahami operasi sebenar perlu dilibatkan?

12. Adakah semua ahli memerlukan tahap latihan yang sama?

13. Mengapakah tanggungjawab ahli perlu jelas?

14. Apakah maksud jurang pengetahuan?

15. Bilakah komposisi pasukan perlu disemak?

16. Apakah soalan utama ketika membentuk pasukan?

Jawapan kepada soalan terakhir ialah:

“ADAKAH PASUKAN KITA MEMPUNYAI PENGETAHUAN YANG DIPERLUKAN UNTUK MEMAHAMI PRODUK DAN PROSES INI?”

APAKAH RUJUKAN ASAS YANG DIGUNAKAN?

Rujukan asas siri ini ialah Codex Alimentarius — General Principles of Food Hygiene (CXC 1-1969) dan pendekatan sistematik aplikasi HACCP.

Codex menekankan kepentingan pengetahuan dan kepakaran yang sesuai dalam pembangunan HACCP. Apabila kepakaran yang diperlukan tidak tersedia di premis, nasihat atau sumber kepakaran boleh diperoleh daripada pihak lain yang sesuai.

Namun prinsip yang perlu kita pegang ialah:

PAKAR LUAR BOLEH MEMBANTU, TETAPI ORGANISASI SENDIRI MESTI MEMAHAMI SISTEM YANG DILAKSANAKANNYA.

APAKAH YANG AKAN KITA PELAJARI SETERUSNYA?

Kita sekarang sudah memahami bagaimana pasukan dibentuk.

Tetapi kita belum menjawab secara khusus:

“Siapakah yang patut berada dalam pasukan itu?”

Itulah pemilik artikel seterusnya:

HACCP-05-02 — Siapakah yang Patut Berada dalam Pasukan HACCP?

Dalam HACCP-05-02 kita akan melihat bagaimana fungsi seperti pengeluaran, QA/QC, teknikal, penyelenggaraan dan fungsi lain yang relevan dipilih berdasarkan produk dan proses — tanpa mengulang semula cara pembentukan pasukan yang telah kita selesaikan di sini.

Urutan Modul 5 kekal:

PASUKAN → AHLI PASUKAN → SKOP → PRODUCT DESCRIPTION → MAKLUMAT PRODUK → INTENDED USE → INTENDED CONSUMER